Contract Management
Para nadie es novedad que el mundo de los negocios está cambiando a una velocidad que, años atrás, era inimaginable. Las empresas enfrentan la necesidad de rediseñar la forma de administrar sus ingresos, reducir costos y mejorar el desempeño de sus operaciones. Este panorama obliga a toda organización a poner un especial interés en la manera en que gestionan sus contratos, ya que esto se ha convertido en una vía segura para su crecimiento.
Los contratos definen los derechos y obligaciones adoptadas por las partes en función a su alcance, grado de riesgo, tiempos de ejecución, marcos legales, evaluación de la operación y rentabilidad entre contratante-contratado; y su ejecución tendrá influencia directa sobre los valores y objetivos de la empresa.
Lo que conlleva el Contract Management
Contract Management (o Gestión de contratos) se puede definir como el proceso de crear, ejecutar y analizar los tratos comerciales entre empresas para maximizar su rendimiento operativo y financiero reduciendo, al mismo tiempo, el riesgo económico.
La gestión efectiva de contratos requiere una comprensión de cada paso del proceso, incluido cualquier acción que contribuya, cree o utilice datos que aporten a dicho trato.
Generar una buena administración de contratos es una tarea muy demandante, por años las empresas han pensado que esta se limitaba a rellenar los archivadores con los contratos ejecutados hasta desbordarlos, para que nunca más se haga referencia a ellos.
Los ejecutivos no se daban cuenta que esta tarea afecta directamente la rentabilidad del negocio ya que, por ejemplo, cuando un contrato se expresa mal se podría perder miles de millones de euros porque se carece de recursos para identificar un tecnicismo o simplemente caer en múltiples penalidades por no realizar el pago a tiempo.
La necesidad de automatizar la gestión de contratos
Una correcta gestión de contratos demanda mucho tiempo por parte de los responsables, generalmente el área legal, es por ello que toda empresa debe contar con un sistema tecnológico para gestionarlos de forma fácil y efectiva.
Toda organización que no cuente con esta herramienta podría incurrir en varios problemas como: generación de cuellos de botella, fugas continuas de ingresos, incumplimiento de las obligaciones, renovaciones innecesarias etc.
Un sistema bien implementado de gestión de contratos ayuda a tener un mejor control de las operaciones con proveedores además de generar información que permite decidir si, al final del periodo de contrato, continuar con sus servicios o buscar un nuevo proveedor.
Según Ardent Partners, las empresas que vinculan sus procesos de abastecimiento y contratación tienen un mayor porcentaje de ahorros identificados llegando a conseguir tasas de ahorro anual de hasta 37% más altas que sus pares.
Otro beneficio del Contract Management es mejorar la gestión de activos dentro de las operaciones de la empresa. Al generar una óptima gestión de contratos donde todos los interesados manejan la misma información, se puede evaluar periódicamente el producto o servicio contratado y decidir si se realiza la renovación de este, se aplica la garantía del producto, se reduce su volumen o simplemente se busca un sustituto para este; además de hacer seguimiento de los reembolsos.
Finalmente, una buena plataforma de gestión de contratos mejora la comunicación entre las áreas involucradas en cada contrato, de tal manera que mediante un sistema de alarmas se les puede notificar la cercanía del vencimiento, los cambios en los términos, los beneficios financieros que está trayendo y los días programados de pagos para evitar afrontar multas innecesarias que afectan la rentabilidad de la empresa.
4 pasos que ayudaran a toda empresa
Llegar a una óptima automatización de los procesos de gestión de los contratos requiere de tiempo para toda empresa, pero existen cuatro pasos que se pueden seguir para acercarse a esta meta:
- Consolidación
Conecte sus sistemas front-end y back-end para crear un repositorio central para todos los aspectos de sus contratos, incluidas plantillas, cláusulas y excepciones para que los responsables de cada contrato puedan contar con la información de forma sencilla.
- Automatización de tareas
Realice la automatización de los procesos manuales para reducir el trabajo de su área legal y puedan enfocarse en contratos críticos y relevantes para su negocio.
- Eficiencias de proceso
Con un incremento en la eficiencia de cada proceso la empresa generará mejores tasas de respuesta, reducirá los costos administrativos e incrementará su capacidad de gestionar contratos en el tiempo adecuado.
- Ejecución del contrato
Realice un análisis constante de sus contratos y de sus procesos para identificar y remediar puntos débiles o brechas y así generar relaciones cada vez más beneficiosas con clientes y proveedores.
Contract Management se convierte para las empresas en una herramienta necesaria para su crecimiento, es por eso que deben tener en cuenta que mientras más se tarden en implementarla menores serán los beneficios que podrán conseguir.
La gestión de contratos necesita Ecaldima CMDB Management