ECALDIMA USERSLESS

Comment puis-je gérer des demandes d’utilisateurs sans pour autant leur créer un compte ?

Pourquoi devrais enregistrer et conserver des données personnelles qui ne vont me servir qu’une seule fois ?
Si je ne suis pas un acteur du Big Data et que je veux être en conformité avec le RGPD,
pourquoi ne pas passer au UsersLess chaque fois que c’est possible ?

Dans quel cas est-ce utile d’enregistrer une demande d’un utilisateur qui n’est pas dans mon système ?


L’écosystème de l’entreprise est composé de l’ensemble de ses directions et services utilisant des ressources techniques et logistiques internes et externes. Lorsque l’entreprise dispose d’un système de gestion des processus (BPM) et d’incidents elle associe les demandes et tickets à des utilisateurs du système d’information. Il s’agit du demandeur ou de l’utilisateur final.

Los intervinientes externos puntuales pueden ser de diferentes tipos:
Les intervenants externes ponctuels peuvent être de différentes natures :
  • Intervenants de prestataires de service
  • Contacts de différents services d’un client
  • Employés sans accès nommé aux ressources informatiques
Leur point commun est qu’ils ne sont pas connus du BPM et de la gestion d’incidents et que leur identification est d’une durée de vie très courte dans le système d’information de l’entreprise. C’est souvent le temps de traiter une seule demande :
  • Accès, badge, stationnement
  • Réclamation, demande de remboursement ou de modification de pièce comptable
  • Demande de communication ou d’effacement des données personnelles
Ces personnes n’ont pas nécessairement accès au système mais en dépendent pour le traitement de leur demande. C’est souvent utile de pouvoir leur communiquer une information directement par courrier électronique par exemple.

Pourquoi payer des licences pour gérer des demandes d’utilisateurs externes ?


En effet, cela parait compliqué de devoir payer une licence pour chaque utilisateur externe d’un processus ou d’un incident enregistré dans le BPM et la gestion d’incidents. Compliqué et injustifié.

Quel service financier accepterait d’avoir au budget des licences pour les 15 000 clients d’une entreprise qui sont susceptibles d’ouvrir une réclamation ? D’autant plus qu’il n’est potentiellement pas possible de connaitre à l’avance le nombre de personnes qui utilisera ce service.

Ce sont les opérateurs et acteurs du processus qui sont, eux, identifiés de façon permanente qui nécessitent des licences. Les autres sont LicsLess, sans licences.

A quoi ça sert de garder des données si elles ne servent qu’une fois ?


Si pour gérer une demande il suffit de connaitre l’adresse de courrier électronique, il n’est pas nécessaire d’enregistrer toute l’identité. Etre UsersLess c’est s’affranchir des contraintes liées à l’enregistrement d’un utilisateur, zones obligatoires, archivage et RGPD.

Si mes utilisateurs ne sont plus considérés comme utilisateurs, comment font-ils pour enregistrer une demande ou un incident ?


Ils peuvent le faire par courrier électronique.
Un opérateur peut prendre la demande par téléphone.
Un formulaire peut aussi être publié sur le site intranet de l’entreprise, une borne à l’accueil ou encore sur le site Web publique.

Et Ecaldima UsersLess fonctionne comment ?


Les courriers électroniques reçus sur une boite dédiée sont analysés et transformés en données de processus ou d’incidents.
Les formulaires disponibles dans Ecaldima permettent la saisie des noms, adresse électronique d’une personne et d’utiliser ces données comme pour un utilisateur enregistré.
Des formulaires créés sur son propre site Web alimentent les processus Ecaldima.

Des exemples

Demande de badge d’accès
Pouvoir formuler sa demande depuis une borne à l’accueil, le site Web de la société ou depuis l’intranet permet de rendre plus agile la démarche à l’arrivée tout en respectant le processus d’approbation.

Wifi invité
Le demandeur peut utiliser sa 4G pour se connecter à une page Web, sollicité son compte invité et recevoir ses identifiants par courrier électronique. Ou, un membre du personnel peut enregistrer la demande avant l’arrivée de l’invité et que les deux reçoivent les codes par courrier électronique.

Franchisés
Permettre au personnel de son réseau de franchisés qui n’a pas accès au système d’information de l’entreprise d’ouvrir des incidents ou des demandes.

Assistance aux clients
Permettre à ses clients d’ouvrir et suivre un ticket sans qu’il soit nécessaire d’être enregistré comme utilisateur c’est rendre plus facile la communication du client avec l’entreprise. Et plus c’est facile plus on a de chance que le client soit content. Et un client content c’est un client qui revient.