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No es para nadie extraño identificar al tiempo como el recurso más valioso de las empresas hoy en día. Los constantes cambios en las maneras de hacer negocios y la aparición de nuevas y mejores fórmulas para fidelizar a los clientes obligan a las compañías a enfocar a sus equipos en actividades relevantes que incrementen su valor como marca y puedan hacerlas competitivas en estos entornos cada vez más inciertos. La automatización de procesos del negocio es un apoyo imprescindible.
Es por esto, que toda empresa debe poner un especial énfasis en conseguir una gestión del tiempo optima. Ya que no solo asegura incrementos en la productividad, sino que mantiene a los empleados enfocados y satisfechos con las actividades que están realizando.
Gestionando bien los tiempos en las empresas, los empleados pueden hacer más en el mismo tiempo. Ellos colaboran de manera directa con los objetivos del negocio y no pierden tiempo en tareas improductivas. Es en este panorama, que la automatización de los procesos se convierte en pieza clave y necesaria para asegurar el éxito de las empresas.
Podemos definir a la automatización de los procesos de negocio como las acciones que, por medio de la tecnología, permiten que ciertas actividades de los flujos de trabajo se hagan de manera automática, acelerando los tiempos y liberando a los empleados de tareas improductivas y rutinarias. La automatización de los procesos de negocio se ha convertido en un habilitador estratégico que da agilidad y control al negocio y en una herramienta muy importante para todas las empresas que buscan un crecimiento sostenido. Esta herramienta se puede implementar en diferentes segmentos de la compañía como: ventas, administración, operaciones, cadena de suministro, recursos humanos, tecnología de la información, entre otras.
Una buena implementación de procesos de automatización no se puede realizar de la noche a la mañana. Requiere una serie de pasos previos que deben dar las empresas si quieren maximizar sus resultados. En primer lugar, se debe realizar una identificación de los procesos internos que requieren ser automatizados y priorizarlos para saber con cual se debe empezar.
Un segundo paso es realizar el mapeo de estos, analizándolos al detalle para entender cuáles son sus dificultades y las oportunidades de mejora, así como las actividades innecesarias. Después se debe rediseñar el mapa de estos procesos, aplicando los cambios identificados, para luego pasar a implementarlo y ver su funcionamiento. El siguiente paso es, de acuerdo a los resultados y percepción de los equipos involucrados en el proceso, ir optimizándolos hasta reducir las trabas y volverlos cada vez más fluidos. Finalmente, ya con los procesos funcionando óptimamente, debemos seguir implementando esta metodología a más procesos hasta conseguir que toda la empresa cuente con estas herramientas.
Existen múltiples beneficios que las empresas pueden obtener mediante la Automatización de sus procesos, pero queremos resaltar 7 de ellos.
La automatización permite que toda acción se realice de forma idéntica, lo que permite mantener un mismo estándar de calidad y ser consistentes en los resultados que se van obteniendo.
Se reduce la cantidad de tareas que los empleados deben realizar, permitiéndoles enfocarse en las actividades que realmente agreguen valor al negocio abriendo espacios de innovación e incrementando la productividad.
Al manejar un mismo flujo de actividades y un estándar de tiempos y calidad, esto permite realizar una mejor recopilación y análisis de datos, lo que se traduce a mejoras continuas del proceso.
La automatización no solo genera flujos más dinámicos y mayor capacidad de reacción para los equipos en caso de imprevistos, sino además reduce los errores y los costos que estos generan.
Al mejorar los procesos internos se incrementa la confiabilidad de la empresa al poder asegurar a sus clientes los cumplimientos en términos de calidad y entregas en los plazos previstos de sus productos y/o servicios. Esto genera una ventaja significativa frente a sus competidores.
La interconexión que brindan los procesos de automatización entre las áreas de la empresa, permite que la información llegue a todos los involucrados de manera más rápida y fluida, reduciendo los tiempos de reacción en caso de alguna incidencia.
Las tareas manuales, ya que se realizan de manera mas lenta e involucran una mayor inversión de los tiempos del empleado, incrementan los costos. Con la automatización estos se reducen ya que muchas tareas no necesitaran inversión de costo hora hombre y se realizan de manera más rápida.
En estos momentos, la búsqueda de automatizar los procesos dentro de las empresas ya no puede ser visto como una opción. Es una obligación. El correcto manejo de tareas como la gestión de solicitudes en las diferentes áreas, la clasificación de incidencias, la capacidad de reacción en temas de ciberseguridad o en problemas de procesos pueden significar la permanencia de las empresas en la lucha por seguir creciendo o su desaparición total del mercado en donde se mueven.
