Le monde de l’entreprise est devenu un environnement très variable pour tous ses acteurs. La rapidité avec laquelle de nouveaux changements surviennent aujourd’hui, ajoutée à l’augmentation des concurrents sur les différents marchés, oblige les entreprises à générer des stratégies qui leur permettent de maximiser leur efficacité, en investissant leur temps de la meilleure façon. En ce sens, le temps est devenu une ressource extrêmement précieuse pour les entreprises, où subir des retards de quelques minutes peut représenter des pertes de plusieurs milliers d’euros. C’est pour cette raison que la gestion du temps est devenue une priorité pour toute institution cherchant à se consolider sur son marché. Dans cet article, nous cherchons à expliquer l’importance d’une gestion efficace du temps et les bases nécessaires pour y parvenir.
Définition de la gestion du temps
Il existe de nombreuses façons d’aborder le problème de la gestion du temps : via des applications, en définissant des alarmes, en créant des listes, etc. Mais si vous ne comprenez pas parfaitement pourquoi une meilleure gestion du temps est importante, ces applications et listes ne vous aideront pas. Afin de tirer le meilleur parti du temps, les entreprises doivent s’arrêter pour analyser le panorama général de l’entreprise et identifier quelles sont les tâches et les processus importants qui méritent d’être priorisés ; et à quels autres leur temps d’attention devrait être réduit.
De plus, pour parvenir à une gestion efficace, les entreprises doivent investir dans des outils technologiques qui leur permettent d’améliorer l’efficacité de leurs flux de travail, d’obtenir une plus grande traçabilité de leurs opérations et de générer des données importantes qui collaborent à l’amélioration des stratégies futures. Les plates-formes d’automatisation permettront des solutions aux processus manuels et répétitifs ; en plus de permettre aux employés d’investir leur temps dans des tâches qui génèrent réellement de la valeur pour l’entreprise.
Conséquences d’une mauvaise gestion du temps
De multiples problèmes surviennent lorsque les entreprises ne gèrent pas leur temps efficacement. Entre eux, nous avons :
Mauvais flux de travail
L’incapacité de planifier à l’avance et de s’en tenir aux objectifs signifie une faible efficacité. Par exemple, s’il y a plusieurs tâches importantes à accomplir, un plan efficace consisterait à accomplir les tâches connexes ensemble ou séquentiellement. Cependant, si vous ne planifiez pas à l’avance, il y a un risque élevé qu’au moment de l’exécution, certaines tâches des premières étapes soient ignorées et que plus tard dans le flux de travail, vous deviez revenir en arrière pour les terminer. Il en résulte une efficacité et une productivité moindres.
Perte de contrôle
Ne sachant pas quelle est la prochaine tâche, vous souffrez d’une perte de contrôle au travail. Ceci en plus de générer des pertes dans la productivité de l’équipe et de générer des retards dans la réalisation des objectifs ; elle génère également des niveaux élevés de stress et d’anxiété chez les employés car ils sont obligés de devoir accomplir une tâche en moins de temps afin de respecter les délais établis. Cela réduit considérablement la qualité du travail effectué.
Mauvaise réputation de l’entreprise
Si les clients ne peuvent pas être sûrs que les tâches seront accomplies dans les délais, leurs attentes et leurs perceptions de l’entreprise en seront affectées négativement. Si un client n’est pas sûr que les délais établis dans son produit ou service seront respectés, il est susceptible de rechercher une entreprise qui peut garantir le respect de ces délais.Quelques recommandations pour une gestion efficace du temps
Afin que les entreprises optimisent leur temps, il existe quelques recommandations qu’elles peuvent suivre :
Priorisez judicieusement vos métiers
Priorisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Les entreprises doivent examiner leurs tâches quotidiennes et les hiérarchiser afin que les employés se concentrent d’abord sur ce qui est le plus important. Les entreprises peuvent utiliser les catégories suivantes :
- Important et urgent : Effectuez ces tâches immédiatement.
- Important mais pas urgent : Décidez quand effectuer ces tâches.
- Urgent mais pas important : Déléguez ces tâches si possible.
- Ni urgent ni important : mettez-le de côté pour le faire plus tard.
Utilisez les outils numériques selon vos besoins
La technologie devient le principal outil de gestion du temps. Disposer de plates-formes qui aident à gérer et à résoudre les problèmes de vos opérations réduit considérablement le temps de réponse, répartit mieux le travail entre les équipes impliquées dans l’opération et génère des données précieuses pour l’entreprise. La capacité et la rapidité de la plateforme à s’adapter aux besoins actuels ou futurs, couplées à une bonne traçabilité des workflows, facilitent la gestion du temps et augmentent la valeur pour l’entreprise.
Planifier à l’avance
Assurez-vous que chaque jour, tous vos secteurs et employés disposent d’informations claires sur les tâches qu’ils doivent faire. Envisagez de prendre l’habitude de conserver une liste de « choses à faire » pour le jour ouvrable suivant. De cette façon, vous pouvez commencer à travailler le lendemain matin avec des informations claires et des objectifs définis. Cela aide également à éliminer les activités ou les tâches superflues. La suppression de tâches ou d’activités non essentielles libère plus de temps à consacrer à des choses vraiment importantes.
La meilleure gestion du temps est une nécessité pour chaque entreprise car c’est le seul moyen de donner plus de valeur à ses clients. La mise en œuvre d’une gestion du temps qui leur permet de maximiser leurs capacités et leur productivité est l’outil clé pour rester compétitif sur le marché.
