Quiconque aujourd’hui identifie le temps comme la ressource la plus précieuse des entreprises. Les changements constants dans les méthodes de travail et l’apparition de nouvelles et meilleures formules pour fidéliser les clients forcent les entreprises à concentrer leurs équipes sur des activités pertinentes qui augmentent leur valeur en tant que marque et peuvent les rendre de plus en plus concurrentielles. L’automatisation des processus métier est un support essentiel. C’est pourquoi chaque entreprise doit mettre un accent particulier sur la gestion optimale du temps. Dans la mesure où il ne garantit pas seulement une augmentation de la productivité, il permet également aux employés de rester concentrés et satisfaits des activités qu’ils réalisent. En gérant bien le temps dans les entreprises, les employés peuvent faire plus en même temps. Ils collaborent directement avec les objectifs de l’entreprise et ne perdent pas de temps sur des tâches non productives. C’est dans ce panorama que l’automatisation des processus devient un élément clé et nécessaire pour assurer le succès des entreprises.
Comment définir l’automatisation des processus métier ?
Nous pouvons définir l’automatisation des processus métier comme les actions qui, grâce à la technologie, permettent à certaines activités de flux de travaux d’être effectuées automatiquement, ce qui réduit les délais et libère les employés des tâches improductives et routinières. L’automatisation des processus métier est devenue un outil stratégique qui confère agilité et contrôle à l’entreprise, ainsi qu’un outil très important pour toutes les entreprises à la recherche d’une croissance soutenue. Cet outil peut être mis en œuvre dans différents segments de la société tels que vente, administration, opérations, chaîne d’approvisionnement, ressources humaines, technologie de l’information, entre autres.
Avec du temps et de la méthode
Une bonne mise en œuvre des processus d’automatisation ne peut se faire du jour au lendemain. Cela nécessite une série de mesures préalables que les entreprises doivent suivre si elles souhaitent optimiser leurs résultats. Premièrement, une identification des processus internes devant être automatisés doit être effectuée et hiérarchisée pour savoir par lequel commencer. Une deuxième étape consiste à les cartographier, à les analyser en détail pour comprendre quelles sont leurs difficultés et leurs possibilités d’amélioration, ainsi que des activités inutiles. Ensuite, la carte de ces processus doit être repensée, en appliquant les modifications identifiées puis en l’implémentant pour voir comment elle fonctionne. La prochaine étape consiste, selon les résultats et la perception des équipes impliquées dans le processus, à les optimiser jusqu’à ce qu’elles réduisent les obstacles et les rendent de plus en plus fluides. Enfin, avec le fonctionnement optimal des processus, nous devons continuer à appliquer cette méthodologie à davantage de processus jusqu’à ce que l’ensemble de la société dispose de ces outils.
Les avantages de l’automatisation des processus
Les entreprises peuvent obtenir de nombreux avantages en automatisant leurs processus, mais nous souhaitons en souligner sept.
Qualité et cohérence
L’automatisation permet de réaliser toutes les actions de manière identique, ce qui permet de maintenir le même niveau de qualité et d’être cohérent dans les résultats obtenus.
Gain de temps
Le nombre de tâches que les employés doivent effectuer est réduit, ce qui leur permet de se concentrer sur des activités qui apportent une réelle valeur ajoutée à l’entreprise en ouvrant des espaces d’innovation et en augmentant la productivité.
Génération de métriques
En gérant le même flux d’activités, le même respect des délais et la même qualité, cela permet une meilleure collecte et analyse des données, ce qui se traduit par une amélioration continue des processus.
Efficacité opérationnelle
L’automatisation génère non seulement des flux plus dynamiques et une plus grande capacité de réaction des équipes en cas d’événements imprévus, mais réduit également les erreurs et les coûts qu’elles engendrent.
Avantages compétitifs
En améliorant les processus internes, on augmente la fiabilité de l’entreprise en garantissant à ses clients la conformité en termes de qualité et de livraisons dans les délais prévus pour ses produits et / ou services. Cela génère un avantage significatif sur ses concurrents.
Processus de gestion de l’information
L’interconnexion fournie par les processus d’automatisation entre les secteurs de l’entreprise permet aux informations d’atteindre plus rapidement et sans erreur toutes les personnes concernées, réduisant ainsi les temps de réaction en cas d’incident.
Réduction des coûts
Les tâches manuelles, exécutées plus lentement et nécessitant un investissement plus important en temps des employés, augmentent les coûts. Grâce à l’automatisation, ces tâches sont réduites car de nombreuses tâches ne nécessitent pas d’investissement en heures coûteuses et sont exécutées plus rapidement.
À l’heure actuelle, la recherche d’automatisation des processus au sein des entreprises ne peut plus être considérée comme une option. C’est une obligation. La gestion correcte de tâches telles que la gestion des demandes dans différents domaines, la classification des incidents, la capacité de réagir à des problèmes de cybersécurité ou de problèmes de processus peut signifier le maintien des entreprises dans la lutte pour continuer à se développer ou leur disparition totale du marché où elles évoluent.
Ecaldima Request Management | Convertir les demandes en processus automatiques
