El mundo empresarial se ha convertido en un entorno sumamente variable para todos sus actores. La velocidad con que surgen nuevos cambios hoy en día, sumado al incremento de competidores en los distintos mercados, obligan a las empresas a generar estrategias que les permitan maximizar su eficiencia, invirtiendo su tiempo de la mejor manera. En este sentido, el tiempo se ha convertido en un recurso sumamente valioso para las empresas, donde incurrir en retrasos de minutos puede representar perdidas de miles de euros. Es por este motivo que la gestión de tiempo ha pasado a convertirse en una prioridad para toda institución que busque consolidarse en su mercado. En este articulo buscamos explicar la importancia de una eficiente gestión del tiempo y las bases que se necesitan para conseguirlo.
Definición de Gestión del Tiempo
Hay muchas formas diferentes de abordar el problema de la gestión del tiempo: por medio de aplicaciones, configuración de alarmas, crear listas, etc. Pero si no se comprende completamente por qué es importante administrar mejor el tiempo, estas aplicaciones y las listas no te ayudarán. Para conseguir aprovechar al máximo el tiempo las empresas deben detenerse a analizar el panorama general de la empresa e identificar cuales son las tareas y procesos importantes que merecen priorizarse; y a cuáles otras se les debe reducir su tiempo de atención.
Además, para lograr una efectiva gestión, las empresas deben invertir en herramientas tecnológicas que les permitan mejorar la eficiencia de sus flujos de trabajo, conseguir una mayor trazabilidad de sus operaciones y generar datos importantes que colaboren con el mejoramiento de las estrategias futuras. Plataformas de automatización permitirán dar solución a procesos manuales y repetitivos; además de permitir que los empleados inviertan su tiempo en tareas que realmente generan valor a la empresa.
Implicaciones de una mala gestión del tiempo
Existe múltiples problemas que surgen cuando las empresas no consiguen una eficiente gestión de su tiempo. Entre ellos tenemos:
Flujo de trabajo deficiente
La incapacidad para planificar con anticipación y ceñirse a los objetivos significa poca eficiencia. Por ejemplo, si hay varias tareas importantes que completar, un plan eficaz sería completar las tareas relacionadas de forma conjunta o secuencial. Sin embargo, si no se planifica con anticipación, existe un gran riesgo de que al momento de la ejecución se salten algunas tareas de las primeras fases y una vez avanzado el flujo de trabajo se tenga que retroceder nuevamente para completarlas. Esto se traduce en una menor eficiencia y productividad.
Pérdida de control
Al no saber cuál es la próxima tarea, se sufre la pérdida del control en el trabajo. Esto además de generar perdidas en la productividad del equipo y generar retrasos en la culminación de objetivos; también genera altos niveles de estrés y ansiedad en los empleados al verse obligados a tener que realizar una tarea en menos tiempo para poder cumplir con los plazos establecidos. Esto reduce drásticamente la calidad del trabajo realizado.
Mala reputación de la empresa
Si los clientes no pueden confiar en que se completarán las tareas de manera oportuna, sus expectativas y percepciones sobre la empresa se verán afectadas negativamente. Si un cliente no tiene la certeza que se cumplirán con los plazos establecidos en su producto o servicio, es probable que busque una empresa que si pueda garantizar el cumplimiento de estos plazos.
Algunas recomendaciones para conseguir una gestión eficiente del tiempo
Para que las empresas puedan maximizar su tiempo, existen algunas recomendaciones que pueden seguir:
Priorice sus operaciones sabiamente
Priorice las tareas en función de la importancia y la urgencia. Las empresas deben observar sus tareas diarias y determinar su prioridad para que los empleados se enfoquen primero en lo más fundamental. Las empresas pueden utilizar las siguientes categorías:
- Importante y urgente: Realice estas tareas de inmediato.
- Importante pero no urgente: decida cuándo realizar estas tareas.
- Urgente pero no importante: Delegue estas tareas si es posible.
- Ni urgente ni importante: déjelo a un lado para hacerlo más tarde.
Utilice herramientas digitales de acuerdo con sus necesidades
La tecnología se convierte en la principal herramienta de la gestión del tiempo. Contar con plataformas que ayuden a gestionar y solucionar problemas en tus operaciones reducen considerablemente el tiempo de respuesta, distribuye mejor el trabajo entre los equipos involucrados en la operación y genera datos valiosos para la empresa. La capacidad y velocidad de la plataforma para adaptarse a las necesidades que se tienen (sean actuales o futuras), sumado a una buena trazabilidad de los flujos de trabajo, facilitan la gestión del tiempo y el incremento de valor para la empresa.
Planifique con anticipación
Asegúrese que cada día, todas sus áreas y empleados tengan información clara de las tareas que se deben hacer. Considere convertir en un hábito manejar una lista de “tareas pendientes” para el próximo día laboral. De esta manera, se puede comenzar a trabajar a la mañana siguiente con información clara y las metas definidas. Esto también ayuda a eliminar el exceso de actividades o tareas. Dar de baja las tareas o actividades no esenciales libera más tiempo para dedicarlo a cosas realmente importantes.
El mejor manejo del tiempo es una necesidad para toda empresa ya que es la única manera de dar un mayor valor a sus clientes. Implementar una gestión del tiempo que les permite maximizar sus capacidades y productividad es la herramienta clave para continuar siendo competitivo en el mercado.
