Les contrats sont devenus un aspect central du fonctionnement de l’organisation. Ceux-ci forment l’épine dorsale de toutes les relations qu’une organisation entretient avec les parties prenantes : fournisseurs, partenaires et clients. Pour cette raison, les entreprises devraient faire de la gestion efficace des contrats l’une de leurs priorités, car elle crée de la valeur à long terme pour l’organisation et aide à établir des relations puissantes avec les parties prenantes. Dans cet article, nous parlerons un peu de ce en quoi consiste la gestion des contrats et des grands avantages qu’elle apporte aux entreprises.
Définition de la gestion des contrats
Lorsque nous parlons de gestion des contrats, nous nous référons à les processus commerciaux qui gèrent la création, la mise en œuvre et l’évaluation des contrats afin de maximiser les performances commerciales et de minimiser les risques. Ces processus sont essentiels pour l’entreprise puisque les contrats sont juridiquement contraignants et déterminer les relations avec les parties prenantes d’une entreprise. Celles-ci définissent la structure tarifaire, l’étendue des travaux, les droits et obligations, les délais fixés et les garanties données pour leur exécution. Si cette gestion n’est pas structurée, l’entreprise pourrait subir de graves dommages opérationnels et financiers.
La gestion des contrats est en constante évolution. La gestion des contrats implique de comprendre tous les aspects du cycle de vie d’un contrat pour extraire des informations précieuses des données. Les entreprises s’engagent dans la gestion du cycle de vie pour stimuler les performances et apprendre comment elles peuvent au mieux atteindre leurs objectifs. C’est pour cette raison que la technologie ne peut pas ignorer cette gestion importante.
La des outils technologiques pour cette tâche, permettent l’automatisation du cycle de vie du contrat, ce qui réduit considérablement la marge d’erreur puisque la grande majorité des tâches se fera numériquement, minimisant les efforts manuels. De plus, une plus grande efficacité sera atteinte à chaque étape de la gestion des contrats et, par conséquent, vos cycles de développement seront réduits. Enfin, l’ensemble du processus peut être géré de manière centralisée (référentiel cloud), ce qui permettra un accès plus pratique aux informations et l’envoi de notifications en temps opportun à toutes les parties intéressées. Cela collabore avec l’exécution du contrat et génère également des économies importantes puisqu’il évite le renouvellement de contrats inutiles.
Étapes de la gestion des contrats
Pour garantir une gestion efficace des contrats, il est Il est essentiel d’identifier les étapes de la gestion des contrats, qui peuvent être utilisées pour mettre en place un système de gestion des contrats.
Identifier les objectifs commerciaux et définir les risques
Avant de rédiger un contrat, il est essentiel d’identifier les objectifs commerciaux et les buts pour lesquels le contrat est nécessaire. En outre, la compréhension des risques des parties prenantes est essentielle pour définir des attentes de performance appropriées et minimiser la probabilité que des risques se produisent tout au long du cycle de vie du contrat.
Rédiger le contrat
La rédaction d’un contrat est un processus extrêmement critique car tout niveau d’ambiguïté peut entraîner des pertes commerciales. Une fois les objectifs commerciaux et les attentes correctement identifiés, définis et communiqués, le processus de rédaction du contrat commence par les informations et pièces justificatives nécessaires.
Négocier le contrat avec les parties prenantes
Une fois le contrat est rédigé, la négociation entre les parties intéressées commence. Ce processus tient compte de ce que chaque partie attend des contrats en ce qui concerne la structure des prix, les termes et conditions, les droits et obligations, les dispositions de garantie, les renouvellements et la résiliation, etc. Toutes les parties impliquées doivent communiquer avec transparence et confiance mutuelle.
Approuver et signer le contrat
Une fois la phase de négociation conclue et le contrat modifié pour incorporer les changements appropriés, le contrat est soumis pour approbation à toutes les équipes concernées. Il est essentiel que l’organisation dispose d’un flux de travail de processus d’approbation approprié pour les différents types de contrats afin de s’assurer que les approbations n’entravent pas le cycle du contrat.
Gérer les responsabilités contractuelles et les audits
La gestion des contrats (CM) ne s’arrête pas à l’exécution du contrat. Après exécution, il est essentiel de s’assurer que toutes les parties prenantes impliquées respectent leurs obligations concernant leur performance, les délais, les paiements, etc. La définition des responsabilités permet de se conformer à toutes les spécifications du contrat et de veiller à ce que l’exécution du contrat réponde aux exigences de l’entreprise.
Gérer la résiliation et les renouvellements du contrat
Alors que le cycle du contrat atteint sa date de clôture, il est essentiel pour suivre l’achèvement ou les renouvellements. Le manque de renouvellements de contrats peut entraîner des pertes importantes en termes de perte de synergies et de création de relations à long terme, d’opportunités manquées de maximisation des revenus, etc.
Avantages de la gestion des contrats
Il y a des avantages importants que les entreprises peuvent atteindre si elles se concentrent sur la réalisation d’une gestion optimale des contrats. Ce sont :
- Simplifier le fonctionnement de l’entreprise
Une gestion efficace des contrats contribuera à simplifier le fonctionnement d’une organisation : elle structure les attentes de l’entreprise, les mécanismes nécessaires pour sa réalisation et permet d’analyser comment les objectifs de l’organisation sont atteints. Les informations sur la gestion des contrats peuvent également aider à identifier les domaines dans lesquels optimiser les revenus et minimiser les coûts.
- Améliorer l’efficatcité fonctionnelle
En réduisant les coûts des efforts manuels grâce à automatisation des processus, améliore l’efficacité de l’entreprise et réduit les erreurs. Le personnel peut se concentrer sur des aspects plus stratégiques de la gestion des contrats tels que l’évaluation des performances des contrats, l’identification des domaines à améliorer, etc.
- Améliorer et garantir la conformité
Avoir un système de gestion des contrats qui dicte les termes, conditions et procédures améliore le niveau de conformité entre les parties prenantes concernées. L’augmentation de la conformité constante aide à atténuer une foule de risques au sein de l’organisation.
- Minimiser les dépenses
En structurant l’engagement d’une organisation envers vos parties prenantes, en particulier vos fournisseurs, contractez simplifie le suivi des transactions et des performances. Augmentez la visibilité des dépenses et améliorez la transparence de la destination exacte de votre argent. En augmentant la visibilité des dépenses, la gestion des contrats permet également d’identifier de meilleures opportunités d’économies pour l’organisation.
Les entreprises doivent mettre l’accent sur cette gestion si elles veulent maintenir leurs normes de qualité et de conformité les plus élevées.
