Modules · Requêtes et réclamations réglementées

Chaque demande a son délai légal. Ecaldima le tient, et le prouve.

Plaintes, réclamations, demandes d’accès, signalements : quand la loi fixe un délai, un retard ne se rattrape pas. Ecaldima numérote chaque demande dès sa réception, calcule son échéance sur votre calendrier réel et garde la preuve de chaque étape.

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Échéance légale calculée, jours fériés compris
Calcul rejoué à l’identique, à tout moment
Suivi par le demandeur, sans compte

Requêtes et réclamations réglementées d’Ecaldima : calcul de l’échéance légale d’une requête, avec les jours non ouvrés sautés, la prolongation et le badge « Rejoué à l’identique ».

01À la réception

Un numéro officiel et une date limite, dès la première minute.

Formulaire public, courriel, guichet, téléphone ou courrier : la demande reçoit son numéro et un accusé de réception qui indique sa date limite. Le délai court depuis l’heure réelle de réception, pas depuis la saisie.

02Pendant l’instruction

L’échéance se recalcule seule, et toujours de la même façon.

Prolongation, demande de complément, suspension : Ecaldima applique les règles du modèle pays et affiche le calcul détaillé, jours non ouvrés écartés. Rejoué à chaque consultation, il donne toujours le même résultat.

03Côté demandeur

Le demandeur suit sa demande sans créer de compte.

Avec son numéro et un code secret, il consulte l’avancement sur une page publique et envoie un complément en ligne. Ce qu’il transmet rejoint le dossier : vos agents n’ont rien à ressaisir.

04Le jour du contrôle

La preuve est prête avant qu’on vous la demande.

Pour chaque demande, un dossier de preuve réunit le calcul, l’historique, les réponses et les documents. Pour une période, le dossier d’audit donne le taux de réponse dans le délai.

Les règles d’un pays sont des données, pas du code.

Neuf modèles pour la Colombie, l’Espagne et la France, construits à partir des textes officiels et à faire valider par votre conseil juridique. Une loi change ? Un nouveau modèle daté s’importe, et chaque demande garde la version en vigueur à sa réception. En Espagne, la loi 10/2025 s’applique au plus tard le 28 décembre 2026.

Même vos administrateurs ne lisent pas les signalements.

Une demande en accès restreint n’est lue que par le groupe que vous désignez. Chaque consultation est tracée, l’accusé ne porte ni l’objet ni le nom, et aucune intelligence artificielle n’y touche.

Ecaldima est maintenant au même niveau que les grands éditeurs américains.
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Modules associés

Service Desk Chaque demande est un ticket, avec les files, l’affectation et les notifications habituelles ; un ticket ne se résout pas tant que la demande n’a pas d’issue légale.
Protection des données (RGPD) Une demande d’exercice des droits ouvre un dossier d’exécution dans toute l’application ; la réponse formelle attend sa clôture.

Périmètre fonctionnel Tout le détail du module

Entités et numérotationPlusieurs entités par instance, par exemple un groupe et ses filiales, chacune avec ses séries ; numéro sans trou, repartant à un chaque année, ou fourni par une gestion documentaire externe.
Délais légauxUnités du modèle (jours ouvrés, calendaires, mois, heures), fuseau de l’entité, jours fériés selon le domicile du demandeur lorsque la loi le prévoit ; détail du calcul sur la fiche et simulation d’une échéance.
Prolongations et complémentsProlongation motivée avant l’échéance, dans les limites du modèle ; demande de complément, avec reprise ou nouveau départ du délai selon le pays ; désistement tacite.
CanauxFormulaire public par entité (dépôt anonyme lorsque le type l’admet), boîte de courriel, saisie au guichet avec constance PDF pour une demande orale, courrier numérisé, assistant conversationnel.
Suivi par le demandeurAccusé PDF conservé en preuve, code de suivi secret, page publique sans données personnelles, lien personnel dans chaque courriel, espace « Mes requêtes » pour un demandeur connecté.
Réponse formelleDocument aux mentions obligatoires, sens de la réponse, réponse commune après une fusion, motif obligatoire en cas de retard ; preuves d’envoi, de mise à disposition et de première consultation.
Approbation et signatureCircuit d’approbation par processus ; signature électronique par le signataire de l’entité, au moyen de votre service Documenso à raccorder, l’exemplaire signé étant celui remis au demandeur.
Recours et transfertsRecours avec leur propre échéance ; transfert à l’autorité compétente ou à une autre entité de l’instance ; requalification, doublon, désistement.
Accès restreintGroupe désigné par l’entité, journal des consultations, accusé sans objet ni nom ; ni IA ni enquête de satisfaction sur ces demandes.
Pilotage et rapportsIndicateurs, rapports programmables, rapports réglementaires produits chaque nuit et archivés (par exemple le rapport semestriel des PQRSD en Colombie), dossier d’audit par période en CSV et PDF, statistiques publiques facultatives.
Données personnellesDurées de conservation par type, anonymisation en fin de conservation, export et effacement des données d’une personne.
Modèles paysLes règles sont des données datées, importées par modèle : une demande garde la version en vigueur à sa réception. Neuf modèles pour la Colombie (entités publiques, services publics à domicile), l’Espagne (loi 10/2025, droits RGPD) et la France (CRPA, lanceurs d’alerte, banque et assurance, consommation et énergie, droits RGPD), construits à partir des textes officiels, à faire valider par votre conseil juridique.
Intelligence artificielle facultativeProposition d’un texte de réponse, relue par l’agent et signalée comme telle ; jamais pour une demande en accès restreint. Sans IA, tout le module fonctionne.

Intégrations

Service Desk : files, affectation et notifications
Protection des données : exécution des droits RGPD
Boîtes de courriel entrantes
Formulaires dynamiques et assistant conversationnel
Signature électronique par Documenso, à raccorder
Enquêtes de satisfaction

Prérequis

Une entité par organisme, avec son fuseau et son calendrier de jours fériés
Le modèle pays de chaque type de demande, relu par votre conseil juridique
Les groupes d’agents et, pour les dénonciations, le groupe désigné
Une boîte de courriel et un service Documenso, si ces canaux sont utilisés

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