Modules · Protection des données (RGPD)

Vos obligations RGPD, tenues et prouvées au même endroit.

Registre, demandes de droits, violations, analyses d’impact, sous-traitants : Ecaldima réunit les outils du délégué à la protection des données dans l’application qui traite les données. Chaque étape laisse sa preuve ; les décisions restent les siennes.

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Registre proposé par les modules
Délai de 72 heures suivi en continu
Dossier daté, prêt pour un contrôle

Protection des données d’Ecaldima : fiche d’une violation de données avec l’échéance des 72 heures, le temps restant et ce qui manque pour la clore.

01Une violation de données

Le compte à rebours des 72 heures se calcule tout seul.

Dès la prise de connaissance, la fiche affiche l’échéance de notification et le temps restant, avec des alertes à 24 heures et à 6 heures. Elle ne se clôt pas tant qu’une obligation manque : évaluation du risque, notification, information des personnes.

02Une demande de droits

Une demande d’accès ou d’effacement, exécutée dans toute l’application.

Identité vérifiée, aperçu des données trouvées dans chaque module, puis exécution tracée. Ce que la loi oblige à garder est refusé avec son motif, et les systèmes externes reçoivent une tâche avec son échéance.

03Le délégué

Tout ce qui demande une action, sur un seul écran.

Demandes à échéance, violations ouvertes, analyses d’impact, revues dues : le tableau de bord du délégué ne montre que des chiffres, jamais d’identité. Un clic produit le dossier daté de l’entité, avec l’empreinte de chaque document.

Le registre part de ce qui existe.

Les modules de l’application proposent leurs propres traitements ; le délégué les complète, les valide ou les écarte. Les traitements tenus hors de l’application, comme la paie, y trouvent aussi leur place.

Le délégué garde la main.

Ecaldima outille les obligations du RGPD sans décider à la place de personne : bases légales, avis, validations et notifications restent humains, et chaque décision est datée. Les modèles par pays sont un point de départ, à faire relire par votre juriste.

Je suis scotché !
Un client, utilisateur d’Ecaldima depuis ses débuts, après la démonstration de la nouvelle version

Modules associés

Requêtes et réclamations réglementées Une demande de droit reçue au guichet ouvre un dossier d’exécution dans toute l’application ; la réponse formelle attend la fin de ce dossier.
Service Desk Une violation s’ouvre depuis un ticket ; les tickets d’une personne entrent dans ses demandes d’accès, sans les notes internes.
Incidents majeurs Un incident majeur qui touche des données personnelles ouvre la fiche de violation, avec son délai de notification.
CRM : gestion de la relation client Les oppositions et retraits de consentement sont respectés avant tout envoi de prospection, même pour une fiche créée plus tard.
Contrats La fiche d’un sous-traitant renvoie à son contrat ; un client sous contrat actif n’est jamais archivé.
Achats La fiche d’un sous-traitant renvoie à ses commandes.

Périmètre fonctionnel Tout le détail du module

Registre des traitementsDeux registres par entité juridique, comme responsable de traitement (art. 30.1) et comme sous-traitant (art. 30.2) ; contrôles à l’enregistrement (finalité, données sensibles, transferts) ; versions datées, revue périodique avec rappel ; export PDF et CSV, import CSV.
Demandes de droitsAccès, portabilité, rectification, effacement, limitation et opposition (art. 15 à 22) ; vérification de l’identité, aperçu sans modification, confirmation du délégué avant d’exécuter ; ce que la loi oblige à garder est refusé avec son motif ; paquet d’accès en JSON accompagné d’un rapport PDF lisible.
Systèmes externes et destinatairesUne tâche par traitement tenu hors de l’application, avec échéance, relance et preuve ; information des destinataires après une rectification, un effacement ou une limitation (art. 19).
Durées de conservationDurées tirées du registre ; simulation par défaut, puis application décidée catégorie par catégorie (anonymiser ou supprimer) ; gel légal motivé ; archive intermédiaire en accès restreint ; journal des purges.
Sous-traitants et transfertsAccord art. 28 et ses clauses, fondement des transferts hors de l’Union, alertes sur les accords échus ; lorsque vous êtes sous-traitant : liste publiée des sous-traitants ultérieurs, accord de traitement généré, acceptation de vos clients avec preuve.
Analyses d’impactQuestionnaire sur les critères du CEPD, risques notés avant et après les mesures, plan d’action, avis du délégué et validation ; consultation de l’autorité suivie lorsque le risque résiduel reste élevé.
Consentements et informationEspace « Mes consentements » avec historique et retrait en un clic, lien de retrait dans les courriels ; mentions d’information (art. 13-14) composées à partir du registre dans les formulaires de collecte, version lue conservée ; page Cookies et traceurs.
Violations de donnéesRegistre de toutes les violations, délai de 72 heures avec alertes, notification à l’autorité et communication aux personnes (art. 33-34) ; clôture impossible tant qu’une obligation manque.
Mesures de sécuritéRéférentiel des mesures par entité ; l’application signale celles qu’elle constate elle-même (chiffrement, journaux chaînés, double authentification) ; revue « dès la conception et par défaut » par traitement.
Espace du déléguéTableau de bord chiffré, sans identité ; missions, plan d’actions et rapport annuel ; dossier daté par entité, avec empreintes et liste des documents manquants.
Modèles par paysLes règles qui dépendent du pays (délais, âge du consentement, autorité) viennent d’un modèle importable ; des modèles pour l’Union européenne, la France, l’Espagne et la Colombie servent de point de départ, à faire relire par votre juriste.
RéversibilitéEn fin de contrat, archive des données personnelles de l’instance et des fichiers, en JSON Lines avec empreintes ; téléchargement tracé.

Intégrations

Requêtes et réclamations réglementées : guichet des demandes de droits
Service Desk et incidents majeurs : ouverture d’une violation
CRM : oppositions et consentements respectés avant tout envoi
Contrats et Achats : fiches des sous-traitants
Modèles de documents : PDF et courriels personnalisables
API pour le registre et le dossier par entité

Prérequis

Une entité juridique par société, avec son pays
Un groupe de délégués à la protection des données et, au besoin, de responsables de traitements
Des durées de conservation saisies au registre avant toute purge
Le module Requêtes et réclamations réglementées, facultatif, pour recevoir les demandes

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