Módulos · Solicitudes y reclamaciones reguladas (PQRS)

Cada solicitud tiene su plazo legal. Ecaldima lo cumple, y lo demuestra.

Quejas, reclamaciones, solicitudes de acceso, denuncias: cuando la ley fija un plazo, un retraso no tiene vuelta atrás. Ecaldima numera cada solicitud desde su recepción, calcula su vencimiento sobre tu calendario real y guarda la prueba de cada paso.

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Vencimiento legal calculado, festivos incluidos
Cálculo reproducido de forma idéntica, en cualquier momento
Consulta por el solicitante, sin cuenta

Solicitudes y reclamaciones reguladas de Ecaldima: cálculo del vencimiento legal de una solicitud, con los días no hábiles omitidos, la prórroga y la marca «Recalculado idéntico».

01En la recepción

Un número de registro y una fecha límite desde el primer minuto.

Formulario público, correo, ventanilla, teléfono o correo postal: la solicitud recibe su número (el radicado, en Colombia) y un acuse de recibo que indica su fecha límite. El plazo corre desde la hora real de recepción, no desde su registro.

02Durante la tramitación

El vencimiento se recalcula solo, y siempre de la misma forma.

Ampliación, requerimiento de documentación, suspensión: Ecaldima aplica las reglas del modelo del país y muestra el cálculo detallado, sin los días inhábiles. Reproducido en cada consulta, siempre da el mismo resultado.

03Para el solicitante

El solicitante sigue su solicitud sin crear una cuenta.

Con su número y un código secreto, consulta el avance en una página pública y envía documentación adicional en línea. Lo que envía se suma al expediente: tus agentes no tienen nada que volver a registrar.

04El día de la inspección

La prueba está lista antes de que te la pidan.

Para cada solicitud, un expediente de prueba reúne el cálculo, el historial, las respuestas y los documentos. Para un periodo, el expediente de auditoría da la tasa de respuesta dentro del plazo.

Las reglas de un país son datos, no código.

Nueve modelos para Colombia, España y Francia, elaborados a partir de los textos oficiales y que debe validar tu asesoría jurídica. ¿Cambia una ley? Se importa un nuevo modelo fechado, y cada solicitud conserva la versión vigente en su recepción. En España, la Ley 10/2025 se aplica a más tardar el 28 de diciembre de 2026.

Ni siquiera tus administradores leen las denuncias.

Una solicitud de acceso restringido solo la lee el grupo que designes. Cada consulta queda registrada, el acuse no muestra ni el asunto ni el nombre, y ninguna inteligencia artificial interviene.

Ecaldima está ahora al mismo nivel que los grandes fabricantes de software estadounidenses.
Nuestros socios

Módulos asociados

Service Desk Cada solicitud es un ticket, con las colas, la asignación y las notificaciones habituales; un ticket no se resuelve mientras la solicitud no tenga un resultado legal.
Protección de datos (RGPD) Una solicitud de ejercicio de derechos abre un expediente de ejecución en toda la aplicación; la respuesta formal espera a su cierre.

Alcance funcional Todo el detalle del módulo

Entidades y numeraciónVarias entidades por instancia, por ejemplo un grupo y sus filiales, cada una con sus series; numeración sin huecos, que vuelve a uno cada año, o proporcionada por un gestor documental externo.
Plazos legalesUnidades del modelo (días hábiles, naturales, meses, horas), zona horaria de la entidad, festivos según el domicilio del solicitante cuando la ley lo prevé; detalle del cálculo en la ficha y simulación de un vencimiento.
Ampliaciones y requerimientosAmpliación motivada antes del vencimiento, dentro de los límites del modelo; requerimiento de documentación, con reanudación o nuevo inicio del plazo según el país; desistimiento tácito.
CanalesFormulario público por entidad (presentación anónima cuando el tipo lo admite), buzón de correo, registro en ventanilla con constancia en PDF para una petición verbal, correo postal digitalizado, asistente conversacional.
Consulta por el solicitanteAcuse de recibo en PDF conservado como prueba, código de consulta secreto, página pública sin datos personales, enlace personal en cada correo, espacio «Mis solicitudes» para un solicitante con sesión iniciada.
Respuesta formalDocumento con las menciones obligatorias, sentido de la respuesta, respuesta común tras una fusión, motivo obligatorio en caso de retraso; pruebas de envío, de puesta a disposición y de primera consulta.
Aprobación y firmaCircuito de aprobación por proceso; firma electrónica por el firmante de la entidad, mediante tu propio servicio Documenso por conectar, y el ejemplar firmado es el que recibe el solicitante.
Recursos y trasladosRecursos con su propio vencimiento (reposición y apelación en Colombia); traslado a la autoridad competente o a otra entidad de la instancia; recalificación, duplicado, desistimiento.
Acceso restringidoGrupo designado por la entidad, registro de las consultas, acuse sin asunto ni nombre; ni IA ni encuesta de satisfacción en estas solicitudes.
Seguimiento e informesIndicadores, informes programables, informes regulatorios generados cada noche y archivados (por ejemplo el informe semestral de PQRSD en Colombia), expediente de auditoría por periodo en CSV y PDF, estadísticas públicas opcionales.
Datos personalesPlazos de conservación por tipo, anonimización al final de la conservación, exportación y supresión de los datos de una persona.
Modelos por paísLas reglas son datos fechados, importados por modelo: una solicitud conserva la versión vigente en su recepción. Nueve modelos para Colombia (entidades públicas, servicios públicos domiciliarios), España (Ley 10/2025, derechos RGPD) y Francia (administración, personas denunciantes, banca y seguros, consumo y energía, derechos RGPD), elaborados a partir de los textos oficiales, que debe validar tu asesoría jurídica.
Inteligencia artificial opcionalPropuesta de texto de respuesta, revisada por el agente y señalada como tal; nunca para una solicitud de acceso restringido. Sin IA, todo el módulo funciona.

Integraciones

Service Desk: colas, asignación y notificaciones
Protección de datos: ejecución de los derechos RGPD
Buzones de correo entrantes
Formularios dinámicos y asistente conversacional
Firma electrónica con Documenso, por conectar
Encuestas de satisfacción

Requisitos previos

Una entidad por organismo, con su zona horaria y su calendario de festivos
El modelo por país de cada tipo de solicitud, revisado por tu asesoría jurídica
Los grupos de agentes y, para las denuncias, el grupo designado
Un buzón de correo y un servicio Documenso, si se usan esos canales

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