Un aspecto que se ha convertido en central para el funcionamiento de la organización son los contratos. Estos forman la columna vertebral de todas las relaciones que una organización tiene con las partes interesadas: proveedores, socios y clientes. Por este motivo, las empresas deben tener como una de sus prioridades la gestión eficaz de los contratos debido a que esta genera valor a largo plazo para la organización y ayuda a establecer poderosas relaciones con las partes interesadas. En este artículo hablaremos un poco de en qué consiste la gestión de contratos y de los grandes beneficios que trae a las empresas.
Definición de Gestión de Contratos
Cuando hablamos de gestión de contratos nos referimos a los procesos comerciales que administran la creación, implementación y evaluación de contratos para maximizar el desempeño comercial y minimizar el riesgo. Estos procesos son fundamentales para el negocio ya que los contratos son legalmente vinculantes y determinan las relaciones con las partes interesadas de una empresa. Estos definen la estructura de precios, el alcance del trabajo, los derechos y obligaciones, los plazos establecidos y las garantías dadas para su cumplimiento. Si esta gestión no está estructurada, la empresa podría sufrir serios daños operativos y financieros.
La manera en que se gestionan los contratos está evolucionando constantemente. La gestión de contratos implica comprender todos los aspectos del ciclo de vida de un contrato para extraer información valiosa sobre los datos. Las empresas participan en la gestión de su ciclo de vida para impulsar su desempeño y saber cómo pueden lograr mejor sus objetivos. Es por este motivo que la tecnología no puede ser ajena a esta importante gestión.
Las herramientas tecnológicas para esta tarea, permiten la automatización del ciclo de vida del contrato, lo que reduce significativamente el margen de error ya que la gran mayoría de las tareas se harán de forma digital minimizando los esfuerzos manuales. Además, se logrará conseguir una mayor eficiencia en cada etapa de la gestión de contratos y, por lo tanto, reducirá sus ciclos de desarrollo. Finalmente todo el proceso se podrá manejar de manera centralizada (repositorio en la nube) lo que permitirá un acceso más cómodo a la información y el envió de notificaciones oportunas a todos los interesados. Esto colabora con el cumplimiento del contrato y además genera importantes ahorros ya que previene la renovación de contratos innecesarios.
Etapas de la gestión de Contratos
Para garantizar una gestión de contratos eficaz, es fundamental identificar los pasos de la gestión de contratos, que se pueden utilizar para poner en marcha un sistema de gestión de contratos.
IDENTIFICAR METAS COMERCIALES Y DEFINIR RIESGO
Antes de que se redacte un contrato, es esencial identificar los objetivos y metas comerciales para los que el contrato es necesario. Además, es fundamental comprender el riesgo de las partes interesadas para establecer expectativas de rendimiento adecuadas y minimizar la probabilidad de que se produzcan riesgos a lo largo del ciclo de vida del contrato.
ELABORAR EL CONTRATO
La redacción de un contrato es un proceso extremadamente crítico ya que cualquier nivel de ambigüedad puede resultar en pérdidas comerciales. Una vez que los objetivos y expectativas comerciales se identifican, definen y comunican correctamente, comienza el proceso de redacción del contrato con la información y los documentos de respaldo necesarios.
NEGOCIAR EL CONTRATO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS INVOLUCRADOS
Una vez redactado el contrato, comienza la negociación entre las partes interesadas. Este proceso toma en consideración lo que cada parte espera de los contratos con respecto a la estructura de precios, términos y condiciones, derechos y obligaciones, disposiciones de garantía, renovaciones y terminación, etc. Todas las partes involucradas deben comunicarse con transparencia y confianza mutua.
FINALIZAR Y EJECUTAR EL CONTRATO
Una vez que concluye la fase de negociación y se modifica el contrato para incorporar los cambios apropiados, el contrato se envía a la aprobación de todos los equipos pertinentes. Es esencial que la organización tenga un flujo de trabajo adecuado del proceso de aprobación para varios tipos de contratos para garantizar que las aprobaciones no obstaculicen el ciclo del contrato.
ADMINISTRAR OBLIGACIONES Y AUDITORÍAS CONTRACTUALES
La gestión de contratos (CM) no finaliza cuando se ejecuta el contrato. Después de la ejecución, es esencial garantizar que todas las partes interesadas involucradas cumplan con sus obligaciones con respecto a su desempeño, plazos, pagos, etc. La gestión de responsabilidades permite el cumplimiento de todas las especificaciones del contrato y proporciona que el desempeño del contrato cumpla con los requisitos comerciales.
GESTIONAR LA TERMINACIÓN Y RENOVACIONES DEL CONTRATO
A medida que el ciclo del contrato llega a su fecha de cierre, es esencial realizar un seguimiento de la terminación o renovaciones. La falta de renovaciones de contrato puede resultar en pérdidas significativas con respecto a la pérdida de sinergias y construcción de relaciones a largo plazo, oportunidades perdidas de maximización de ingresos, etc.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS
Existen importantes beneficios que las empresas pueden conseguir si se enfocan en conseguir una óptima gestión de contratos. Estos son:
- SIMPLIFICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA
La gestión eficiente de los contratos ayudará a simplificar el funcionamiento de una organización: estructura las expectativas comerciales, los mecanismos necesarios para su cumplimiento y permite analizar cómo se cumplen los objetivos de la organización. Los conocimientos de la gestión de contratos también pueden ayudar a identificar áreas para optimizar los ingresos y minimizar los costos.
- MEJORA LA EFICIENCIA FUNCIONAL
Al reducir los esfuerzos manuales gracias a la automatización de procesos, mejora la eficiencia empresarial y reduce los errores. El personal puede enfocarse en aspectos más estratégicos de la gestión de contratos como evaluar el desempeño del contrato, identificar áreas de mejora, etc.
- REFUERZA Y MEJORA EL CUMPLIMIENTO
Tener un sistema de gestión de contratos que dicta los términos, condiciones y los procedimientos, mejora el nivel de cumplimiento entre las partes interesadas relevantes. El aumento del cumplimiento invariable ayuda a mitigar una gran cantidad de riesgos dentro de la organización.
- MINIMIZA EL GASTO
Al estructurar el compromiso de una organización con sus partes interesadas, especialmente sus proveedores, la gestión de contratos simplifica el seguimiento transaccional y del desempeño. Aumenta la visibilidad del gasto y mejora la transparencia de dónde va exactamente su dinero. Al aumentar la visibilidad del gasto, la administración de contratos también ayuda a identificar mejores oportunidades de ahorro para la organización.
Las empresas deben poner énfasis en esta gestión si quieren mantener sus estándares de calidad y cumplimiento en lo más alto de la escala.
