Modules · Facturation et contrats de support

Du temps passé à la facture encaissée, sans rien ressaisir.

Commandes du CRM, contrats de support, temps passé sur les projets et les tickets : tout ce qui doit être facturé arrive dans une seule file. Votre logiciel de facturation émet le document officiel, Ecaldima l’envoie au client et le suit jusqu’à ce qu’il soit soldé.

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Une seule file pour devis, factures et avoirs
Connecteur Holded, ou saisie à la main
Encaissements, retards et relances au même endroit

01À la demande

Tout ce qui est à facturer arrive au même endroit.

Une échéance de commande, un pack de support, du temps passé ou un avoir : le module concerné demande le document une seule fois. L’équipe de facturation trouve dans la file le payeur, les lignes, la devise et le montant, et se répartit le travail.

02Jusqu’à l’encaissement

Une facture se suit jusqu’à ce qu’elle soit soldée.

Le PDF officiel de votre logiciel de facturation, avec son numéro, part à l’adresse de facturation du payeur, dans sa langue. Encaissements partiels, reste dû, échéance et retard restent sur la fiche, et les relances partent par paliers.

03Pour le support

Un contrat de support que le client lit lui-même.

Packs de minutes prépayés ou temps à la demande : le temps saisi sur un ticket est décompté du contrat. Le client voit son solde, reçoit les alertes et télécharge son relevé de consommation ; un ticket sans crédit est signalé, jamais bloqué.

Votre logiciel de facturation reste la référence.

Le document remis au client est celui de votre logiciel de facturation, avec son numéro officiel et ses mentions. Le connecteur Holded le crée en quelques secondes et rapatrie le PDF ; sans connecteur, l’équipe le saisit dans son logiciel et le clôt avec son numéro.

Le temps passé ne se facture qu’une fois.

Le temps des projets d’un client et des tickets hors contrat devient une facture par client et par période. Un temps facturé ne se modifie plus, et ce qu’un contrat de support couvre n’est jamais facturé une seconde fois.

Je suis scotché !
Un client, utilisateur d’Ecaldima depuis ses débuts, après la démonstration de la nouvelle version

Modules associés

CRM : gestion de la relation client Chaque échéance d’une commande est facturée le jour venu ; la commande est marquée payée dès que sa facture est soldée, et le volet Facturation du compte montre le reste dû.
Service Desk Le temps saisi sur un ticket est décompté du contrat de support du client ; un ticket créé sans crédit est signalé, jamais bloqué.
Gestion de projet Le temps passé sur le projet d’un client se facture par période ; une fois facturé, il ne se modifie plus.

Périmètre fonctionnel Tout le détail du module

File des documents à émettreDevis, factures, factures déjà payées, conversions de devis en facture et avoirs ; filtres par type, état, payeur et responsable ; assignation à un membre de l’équipe de facturation.
Connecteur HoldedDevis, factures, avoirs et commandes créés dans Holded, statuts des devis du CRM synchronisés dans les deux sens, PDF officiel rapatrié ; un document refusé par Holded reste dans la file avec son motif.
Sans connecteurLa fiche d’un document donne tout ce qu’il faut pour le saisir : payeur, lignes, devise, total, numéro de commande ; la clôture enregistre le numéro externe et le PDF.
Envoi au clientPDF officiel envoyé à l’adresse de facturation du payeur, dans sa langue ; copies et copies cachées, expéditeur au choix, natures envoyées réglables ; trace de chaque envoi et de chaque renvoi.
Encaissements et avoirsÉtat de paiement, reste dû, encaissements partiels, avoir total ou partiel avec son motif ; un encaissement ne dépasse jamais le reste dû.
Échéances et relancesÉchéance relue chez le connecteur, saisie ou calculée par un délai par défaut ; factures en retard signalées ; relance automatique par paliers de retard, ou relance immédiate.
Temps à facturerTemps des projets d’un client et des tickets hors contrat, regroupé par client et par période, une ligne par projet ou par ticket ; validation avant la demande de facture.
Contrats de supportUn contrat actif par client, payé par le client ou par son partenaire de support ; mode prépayé ou à la demande, tarif horaire, unité et arrondi du décompte, seuil d’alerte.
Packs et décomptePacks de minutes avec leur validité, consommés du plus proche de l’expiration au plus lointain, réservables à un projet ; décompte par ticket selon l’arrondi du contrat ; facturation réglée par type de ticket.
Crédit et alertesTicket marqué « crédit insuffisant » sans jamais être bloqué, décision de l’agent tracée ; alertes de seuil, de solde nul et d’expiration proche, sans montant.
Relevé de consommationRelevé PDF par période et par projet, dans la langue du lecteur : packs, mouvements, tickets décomptés et non décomptés avec leur motif.
DevisesToute devise, choisie par le module qui demande le document, jamais convertie ; montants arrondis aux décimales de la devise.
Paiement en ligne, en extensionUne brique Stripe relie Ecaldima à votre compte Stripe : paiements, abonnements et factures Stripe, avec leurs notifications en retour. Le parcours de paiement de vos clients se construit en extension, à la demande.

Intégrations

Holded : devis, factures, avoirs, commandes et PDF officiels
CRM : commandes, échéancier et devis
Service Desk : temps saisi sur les tickets
Gestion de projet : temps passé des projets clients
Envoi des courriels par SMTP ou Microsoft 365
Stripe : paiement en ligne, à brancher en extension

Prérequis

Le profil de facturation de chaque payeur, avec son adresse e-mail de facturation
Les membres de l’équipe de facturation
Pour Holded : un compte Holded et sa clé d’API, rangée dans le coffre de secrets
Pour le temps à facturer : un taux horaire et une devise
Pour le paiement en ligne : un compte Stripe et l’extension qui porte le parcours de paiement

L’essentiel de cette page en PDF, à garder ou à transmettre.

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