Módulos · Facturación y contratos de soporte

Del tiempo dedicado a la factura cobrada, sin volver a teclear nada.

Pedidos del CRM, contratos de soporte, tiempo dedicado a proyectos y tickets: todo lo que hay que facturar llega a una sola cola. Tu software de facturación emite el documento oficial; Ecaldima lo envía al cliente y lo sigue hasta que queda saldado.

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Una sola cola para presupuestos, facturas y abonos
Conector Holded, o registro a mano
Cobros, retrasos y recordatorios en el mismo lugar

01A petición

Todo lo que hay que facturar llega al mismo lugar.

Un vencimiento de pedido, un pack de soporte, tiempo dedicado o un abono: el módulo correspondiente pide el documento una sola vez. El equipo de facturación encuentra en la cola el pagador, las líneas, la moneda y el importe, y se reparte el trabajo.

02Hasta el cobro

Una factura se sigue hasta que queda saldada.

El PDF oficial de tu software de facturación, con su número, se envía a la dirección de facturación del pagador, en su idioma. Cobros parciales, importe pendiente, vencimiento y retraso quedan en la ficha, y los recordatorios salen por tramos.

03Para el soporte

Un contrato de soporte que el cliente consulta por sí mismo.

Packs de minutos prepagados o tiempo a demanda: el tiempo registrado en un ticket se descuenta del contrato. El cliente ve su saldo, recibe las alertas y descarga su extracto de consumo; un ticket sin crédito se señala, nunca se bloquea.

Tu software de facturación sigue siendo la referencia.

El documento que recibe el cliente es el de tu software de facturación, con su número oficial y sus menciones. El conector Holded lo crea en segundos y recupera el PDF; sin conector, el equipo lo registra en su software y lo cierra con su número.

El tiempo dedicado se factura una sola vez.

El tiempo de los proyectos de un cliente y de los tickets fuera de contrato se convierte en una factura por cliente y por periodo. Un tiempo facturado ya no se modifica, y lo que cubre un contrato de soporte nunca se factura dos veces.

¡Me he quedado sin palabras!
Un cliente, usuario de Ecaldima desde sus inicios, tras la demostración de la nueva versión

Módulos asociados

CRM: gestión de la relación con clientes Cada vencimiento de un pedido se factura el día previsto; el pedido se marca como pagado en cuanto su factura queda saldada, y el panel Facturación de la cuenta muestra el importe pendiente.
Service Desk El tiempo registrado en un ticket se descuenta del contrato de soporte del cliente; un ticket creado sin crédito se señala, nunca se bloquea.
Gestión de proyectos El tiempo dedicado al proyecto de un cliente se factura por periodo; una vez facturado, ya no se modifica.

Alcance funcional Todo el detalle del módulo

Cola de documentos por emitirPresupuestos, facturas, facturas ya pagadas, conversiones de presupuesto en factura y abonos; filtros por tipo, estado, pagador y responsable; asignación a un miembro del equipo de facturación.
Conector HoldedPresupuestos, facturas, abonos y pedidos creados en Holded, estados de los presupuestos del CRM sincronizados en ambos sentidos, PDF oficial recuperado; un documento que Holded rechaza queda en la cola con su motivo.
Sin conectorLa ficha de un documento da todo lo necesario para registrarlo: pagador, líneas, moneda, total, número de pedido; el cierre guarda el número externo y el PDF.
Envío al clientePDF oficial enviado a la dirección de facturación del pagador, en su idioma; copias y copias ocultas, remitente a elegir, tipos de documento configurables; registro de cada envío y reenvío.
Cobros y abonosEstado de pago, importe pendiente, cobros parciales, abono total o parcial con su motivo; un cobro nunca supera el importe pendiente.
Vencimientos y recordatoriosVencimiento leído en el conector, introducido a mano o calculado con un plazo por defecto; facturas vencidas señaladas; recordatorio automático por tramos de retraso, o recordatorio inmediato.
Tiempo por facturarTiempo de los proyectos de un cliente y de los tickets sin contrato, agrupado por cliente y por periodo, una línea por proyecto o por ticket; revisión antes de solicitar la factura.
Contratos de soporteUn contrato activo por cliente, pagado por el cliente o por su partner de soporte; modo prepago o bajo demanda, tarifa por hora, unidad y redondeo del cómputo, umbral de alerta.
Bonos y cómputoBonos de minutos con su validez, consumidos del más próximo a caducar al más lejano, que se pueden reservar a un proyecto; cómputo por ticket según el redondeo del contrato; facturación configurada por tipo de ticket.
Crédito y alertasTicket marcado «crédito insuficiente» sin bloquearse nunca, con la decisión del agente registrada; alertas de umbral, de saldo a cero y de caducidad próxima, sin importes.
Informe de consumoInforme en PDF por periodo y por proyecto, en el idioma del lector: bonos, movimientos, tickets computados y no computados con su motivo.
MonedasCualquier moneda, elegida por el módulo que solicita el documento, nunca convertida; importes redondeados a los decimales de la moneda.
Pago en línea, como extensiónUna pieza Stripe conecta Ecaldima con tu cuenta de Stripe: pagos, suscripciones y facturas de Stripe, con sus notificaciones de vuelta. El recorrido de pago de tus clientes se construye como extensión, a petición.

Integraciones

Holded: presupuestos, facturas, abonos, pedidos y PDF oficiales
CRM: pedidos, vencimientos y presupuestos
Service Desk: tiempo registrado en los tickets
Gestión de proyectos: tiempo dedicado a los proyectos de clientes
Envío de correos por SMTP o Microsoft 365
Stripe: pago en línea, como extensión

Requisitos previos

El perfil de facturación de cada pagador, con su dirección de correo de facturación
Los miembros del equipo de facturación
Para Holded: una cuenta de Holded y su clave de API, guardada en el almacén de secretos
Para el tiempo por facturar: una tarifa por hora y una moneda
Para el pago en línea: una cuenta de Stripe y la extensión que lleva el recorrido de pago