Modules · Contrats

Chaque préavis arrive à temps, chez le bon responsable.

Le registre des contrats rassemble fournisseurs, échéances, coûts et engagements. À la date limite du préavis, le responsable du contrat est prévenu, et la demande de renouvellement peut démarrer d’elle-même.

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Alerte au préavis, contrat par contrat
Échéances à 30, 60 et 90 jours
SLA fournisseur appliqué aux tickets

01Dans le registre

Tous vos contrats, leurs dates et leurs statuts, au même endroit.

Licences, maintenance, location longue durée, services et assurances : fournisseur, dates, type de reconduction, montant et coût récurrent. Les contrats qui approchent de leur échéance se repèrent d’un coup d’œil.

02À l’approche des échéances

Le bon responsable est prévenu, au bon moment.

Les échéances se suivent à 30, 60 et 90 jours. Le préavis se règle contrat par contrat, et un contrat sans préavis renseigné ou en brouillon n’est jamais alerté. Si vous le choisissez, l’alerte lance aussi une demande de renouvellement issue de votre catalogue de services.

03Côté support

Le fournisseur tient ses délais, et cela se mesure.

Quand un ticket est transmis au fournisseur, son échéance vient du SLA du contrat de l’actif concerné, avec une alerte avant dépassement ; le respect des SLA fournisseurs fait partie des indicateurs du Service Desk.

Les conditions, version par version.

Dates et montants sont conservés à chaque modification, avec le contrat signé et ses avenants en pièces jointes.

Côté client, une opportunité.

L’échéance d’un contrat client crée l’opportunité de renouvellement dans le CRM, 90 jours avant par défaut : le commercial a le temps d’agir.

Je suis scotché !
Un client, utilisateur d’Ecaldima depuis ses débuts, après la démonstration de la nouvelle version

Modules associés

CMDB Chaque contrat est une fiche du référentiel, lisible avec ses relations, et ses échéances sont regroupées à 30, 60 et 90 jours.
Actifs Chaque actif et chaque licence se relient au contrat qui les couvre ; le tableau de bord du parc en tient compte.
Service Desk Quand un ticket est transmis au fournisseur, l’échéance vient du SLA du contrat de l’actif concerné, avec une alerte avant dépassement ; le respect des SLA fournisseurs se mesure.
Catalogue de services À l’ouverture du préavis, la demande de renouvellement démarre seule, depuis le service désigné sur le contrat.
CRM : gestion de la relation client L’échéance d’un contrat client crée l’opportunité de renouvellement, 90 jours avant par défaut : le commercial a le temps d’agir.

Périmètre fonctionnel Tout le détail du module

Registre uniqueLicences, maintenance, location longue durée, services et assurances, avec fournisseur, dates, type de renouvellement, montant et coût récurrent.
PropriétaireUn responsable désigné par contrat, destinataire des alertes.
Alertes d’échéancePréavis réglé par contrat ; un contrat sans préavis renseigné ou en brouillon n’est jamais alerté.
StatutsBrouillon, actif, expiré et résilié.
SLA fournisseurDélais de réponse et de résolution, disponibilité et plage de service rattachés au contrat.
Actifs couvertsRattachement d’un actif au contrat de garantie ou de maintenance correspondant.
Pièces jointesContrat signé et avenants.
HistoriqueÉvolution des dates et des montants conservée à chaque modification.

Intégrations

Notifications par e-mail au propriétaire du contrat
Planificateur pour la vérification quotidienne des échéances
Demande de renouvellement issue du catalogue de services, si ce module est utilisé

Prérequis

Le préavis de chaque contrat, pour que l’alerte soit émise
Un propriétaire désigné pour chaque contrat

L’essentiel de cette page en PDF, à garder ou à transmettre.

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