Módulos · Protección de datos (RGPD)

Tus obligaciones del RGPD, atendidas y demostradas en un mismo lugar.

Registro de actividades, solicitudes de derechos, brechas, evaluaciones de impacto, encargados: Ecaldima reúne las herramientas del delegado de protección de datos en la aplicación que trata los datos. Cada paso deja su prueba; las decisiones siguen siendo suyas.

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Registro propuesto por los módulos
Plazo de 72 horas seguido en todo momento
Expediente fechado, listo para una inspección

Protección de datos de Ecaldima: ficha de una violación de datos con el plazo de 72 horas, el tiempo restante y lo que falta para cerrarla.

01Una brecha de datos

La cuenta atrás de las 72 horas se calcula sola.

Desde que se tiene constancia, la ficha muestra el plazo de notificación y el tiempo restante, con alertas a las 24 horas y a las 6 horas. No se cierra mientras falte una obligación: evaluación del riesgo, notificación, información a las personas.

02Una solicitud de derechos

Una solicitud de acceso o de supresión, ejecutada en toda la aplicación.

Identidad verificada, vista previa de los datos encontrados en cada módulo y después una ejecución trazada. Lo que la ley obliga a conservar se deniega con su motivo, y los sistemas externos reciben una tarea con su plazo.

03El delegado

Todo lo que requiere una acción, en una sola pantalla.

Solicitudes a punto de vencer, brechas abiertas, evaluaciones de impacto, revisiones pendientes: el panel del delegado solo muestra cifras, nunca identidades. Un clic genera el expediente fechado de la entidad, con la huella de cada documento.

El registro parte de lo que ya existe.

Los módulos de la aplicación proponen sus propios tratamientos; el delegado los completa, los valida o los descarta. Los tratamientos que se realizan fuera de la aplicación, como la nómina, también tienen su sitio.

El delegado mantiene el control.

Ecaldima equipa tus obligaciones del RGPD sin decidir por nadie: bases jurídicas, dictámenes, validaciones y notificaciones siguen siendo humanos, y cada decisión queda fechada. Los modelos por país son un punto de partida que debe revisar tu jurista.

¡Me he quedado sin palabras!
Un cliente, usuario de Ecaldima desde sus inicios, tras la demostración de la nueva versión

Módulos asociados

Solicitudes y reclamaciones reguladas (PQRS) Una solicitud de derecho recibida en la ventanilla abre un expediente de ejecución en toda la aplicación; la respuesta formal espera al cierre de ese expediente.
Service Desk Una brecha se abre desde un ticket; los tickets de una persona entran en sus solicitudes de acceso, sin las notas internas.
Incidencias mayores Una incidencia mayor que afecta a datos personales abre la ficha de brecha, con su plazo de notificación.
CRM: gestión de la relación con clientes Las oposiciones y retiradas de consentimiento se respetan antes de cualquier envío comercial, incluso para una ficha creada después.
Contratos La ficha de un encargado enlaza con su contrato; un cliente con contrato activo nunca se archiva.
Compras La ficha de un encargado enlaza con sus pedidos.

Alcance funcional Todo el detalle del módulo

Registro de actividades de tratamientoDos registros por entidad jurídica, como responsable (art. 30.1) y como encargado (art. 30.2); controles al guardar (finalidad, datos sensibles, transferencias); versiones fechadas, revisión periódica con recordatorio; exportación PDF y CSV, importación CSV.
Solicitudes de derechosAcceso, portabilidad, rectificación, supresión, limitación y oposición (art. 15 a 22); verificación de la identidad, vista previa sin cambios, confirmación del delegado antes de ejecutar; lo que la ley obliga a conservar se deniega con su motivo; paquete de acceso en JSON con un informe PDF legible.
Sistemas externos y destinatariosUna tarea por tratamiento realizado fuera de la aplicación, con plazo, recordatorio y prueba; información a los destinatarios tras una rectificación, una supresión o una limitación (art. 19).
Plazos de conservaciónPlazos tomados del registro; simulación por defecto y después aplicación decidida categoría por categoría (anonimizar o suprimir); bloqueo legal motivado; archivo intermedio de acceso restringido; registro de las purgas.
Encargados y transferenciasContrato del art. 28 y sus cláusulas, base de las transferencias fuera de la Unión, alertas sobre contratos vencidos; cuando tú eres encargado: lista publicada de subencargados, contrato de encargo generado, aceptación de tus clientes con prueba.
Evaluaciones de impactoCuestionario sobre los criterios del CEPD, riesgos valorados antes y después de las medidas, plan de acción, dictamen del delegado y validación; consulta a la autoridad con seguimiento cuando el riesgo residual sigue siendo alto.
Consentimientos e informaciónEspacio «Mis consentimientos» con historial y retirada en un clic, enlace de retirada en los correos; cláusulas informativas (art. 13-14) compuestas a partir del registro en los formularios de recogida, con la versión leída conservada; página de cookies y rastreadores.
Brechas de datosRegistro de todas las brechas, plazo de 72 horas con alertas, notificación a la autoridad y comunicación a las personas (art. 33-34); cierre imposible mientras falte una obligación.
Medidas de seguridadRepositorio de medidas por entidad; la aplicación señala las que comprueba por sí misma (cifrado, registros encadenados, doble autenticación); revisión de protección de datos desde el diseño y por defecto para cada tratamiento.
Espacio del delegadoPanel con cifras, sin identidades; misiones, plan de acciones e informe anual; expediente fechado por entidad, con huellas y lista de los documentos que faltan.
Modelos por paísLas reglas que dependen del país (plazos, edad del consentimiento, autoridad) vienen de un modelo importable; los modelos para la Unión Europea, Francia, España y Colombia son un punto de partida que debe revisar tu jurista.
ReversibilidadAl final del contrato, archivo de los datos personales de la instancia y de los archivos, en JSON Lines con huellas; descarga registrada.

Integraciones

Solicitudes y reclamaciones reguladas: ventanilla de las solicitudes de derechos
Service Desk e incidencias mayores: apertura de una brecha
CRM: oposiciones y consentimientos respetados antes de cualquier envío
Contratos y Compras: fichas de los encargados
Plantillas de documentos: PDF y correos personalizables
API para el registro y el expediente por entidad

Requisitos previos

Una entidad jurídica por sociedad, con su país
Un grupo de delegados de protección de datos y, si hace falta, de responsables de tratamientos
Plazos de conservación introducidos en el registro antes de cualquier purga
El módulo Solicitudes y reclamaciones reguladas, opcional, para recibir las solicitudes

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